Mensajes para confirmar y recordar reservas de restaurante (WhatsApp, SMS y 6 idiomas)
Manda tres mensajes: la confirmación nada más reservar, con el día, la hora, las personas y cómo cancelar; un recordatorio el día antes, a tiempo de que pueda cancelar sin coste; y otro corto unas horas antes. Que sean breves, con el nombre del restaurante al principio, sin publicidad y en el idioma del cliente. Feinia, por ejemplo, recuerda 27 horas antes, para que llegue antes del plazo de 24 horas.
Antes de empezar
Si mandas 20 recordatorios a mano cada día, a un minuto cada uno, son más de 120 horas al año.
Es una cuenta de ejemplo: 20 × 1 minuto × 365 días. Y es lo primero que se olvida en un día de lío. Aquí tienes cuándo mandar cada mensaje, once textos para WhatsApp y SMS en seis idiomas, que se rellenan con tus datos, y cómo hacer que salgan solos.
Pon tus datos una vezSe escriben solos en todos los textos de esta guía, listos para copiar. Se guardan solo en tu navegador y rellenan también las demás guías.
Cuándo mandar cada mensaje
| Mensaje | Cuándo | Para qué |
|---|---|---|
| Confirmación | Nada más reservar | Que tenga por escrito el día, la hora y cómo cancelar |
| Recordatorio | El día antes, antes de que acabe el plazo para cancelar | Que pueda avisar a tiempo y la mesa se recoloque |
| Aviso del día | Unas horas antes | Que no se le pase y sepa cómo llegar |
| Cambio o cancelación | En cuanto la cambien o la anulen | Que quede por escrito lo que se ha acordado |
La clave es el plazo: si se puede cancelar sin coste hasta 24 horas antes, el recordatorio tiene que llegar antes. Feinia lo manda 27 horas antes, si la reserva se hizo con más margen, y el mismo día manda otro unas 3 horas y media antes.
Si la reserva se hace para hoy o para mañana por la mañana, no hace falta el recordatorio del día antes: con la confirmación y el aviso del día basta. Y evita las horas raras: un mensaje a las siete de la mañana o a medianoche molesta más de lo que ayuda.
Qué tiene que llevar
- El nombre del restaurante, al principio: el cliente puede tener varias reservas o no tener tu número guardado.
- El día con su día de la semana, la hora y las personas. «Viernes 20» evita más confusiones que «el 20».
- Cómo cambiarla o cancelarla: responder al mensaje o llamar. Cuanto más fácil, más avisa la gente.
- Si hay señal o un plazo, hasta cuándo se cancela sin coste.
- En el aviso del día, cómo llegar.
Y nada más: un recordatorio no es publicidad. Si le metes una oferta, ya es una comunicación comercial, y la ley de servicios de la sociedad de la información solo las permite por medios electrónicos si el cliente las pidió o las autorizó antes, salvo alguna excepción con clientes. Para las ofertas, aquí tienes promociones que no regalan el margen.
¿Hay que pedir que confirme?
Pedir un «SÍ» o un «NO» tiene una ventaja clara: sabes quién viene y, si alguien no puede, te enteras con tiempo para dar la mesa. Pero tiene un riesgo: el que no contesta no siempre falla. Mucha gente lee el mensaje, sabe que va a ir y no responde.
- Si contesta que no, cancela la reserva, dale las gracias y avisa a tu lista de espera.
- Si no contesta, no le canceles la mesa sin más: llámale unas horas antes.
- Si contesta que sí, no hace falta nada más, salvo el aviso del día.
Hecho a mano, con veinte reservas al día, son veinte mensajes que mandar, veinte respuestas que leer y algunas llamadas que hacer, justo a la hora en que preparas el servicio.
WhatsApp, SMS o llamada
| SMS | Llamada | ||
|---|---|---|---|
| Lo que ve el cliente | El mensaje y puede contestar ahí mismo | El mensaje, sin conversación | Solo si lo coge |
| Lo que te cuesta | Gratis con la aplicación; con la API, cada recordatorio se paga | Cada mensaje, según tu operador | Tu tiempo |
| Queda constancia | Sí | Sí | No |
| Cuándo usarlo | Casi siempre | Clientes sin WhatsApp o mayores | Reservas de hoy y grupos grandes |
Mensajes para WhatsApp
Ocho mensajes para la vida entera de una reserva. Cada uno tiene un desplegable para elegir el idioma: si el cliente te escribió en inglés o en alemán, contéstale en el suyo.
AsíToca lo subrayado y pon tus datos: el nombre del restaurante, la hora o las personas se cambian en todos los mensajes a la vez, y la fecha se elige en el calendario. Al copiar sale el texto limpio.
¡Hola, Ana! Tu reserva en Casa Olivo está confirmada: viernes, 20 de noviembre, a las 21:00, para 4 personas. Si necesitas cambiarla o cancelarla, respóndenos por aquí. ¡Hasta pronto!
Hi Ana! Your table at Casa Olivo is confirmed: Friday 20 November at 21:00 for 4 people. If you need to change or cancel it, just reply to this message. See you soon!
Hallo Ana! Ihre Reservierung bei Casa Olivo ist bestätigt: Freitag, 20. November, um 21:00 Uhr, für 4 Personen. Wenn Sie sie ändern oder stornieren möchten, antworten Sie einfach auf diese Nachricht. Bis bald!
Olá, Ana! A sua reserva no Casa Olivo está confirmada: sexta-feira, 20 de novembro, às 21:00, para 4 pessoas. Se precisar de a alterar ou cancelar, basta responder a esta mensagem. Até breve!
Bonjour Ana ! Votre réservation chez Casa Olivo est confirmée : vendredi 20 novembre, à 21:00, pour 4 personnes. Pour la modifier ou l'annuler, répondez simplement à ce message. À bientôt !
Ciao Ana! La tua prenotazione da Casa Olivo è confermata: venerdì 20 novembre, alle 21:00, per 4 persone. Se devi modificarla o cancellarla, rispondi a questo messaggio. A presto!
¡Hola, Ana! Tu mesa en Casa Olivo queda reservada para el viernes, 20 de noviembre, a las 21:00, para 4 personas. Para confirmarla, lleva una señal de 10 € por persona, que se descuenta de la cuenta y se devuelve si cancelas con más de 24 horas: https://example.com/pago
Hi Ana! We've held a table for you at Casa Olivo on Friday 20 November at 21:00 for 4 people. To confirm it, there's a deposit of 10 € per person, taken off your bill and refunded if you cancel more than 24 hours ahead: https://example.com/pago
Hallo Ana! Wir haben für Sie bei Casa Olivo am Freitag, 20. November um 21:00 Uhr einen Tisch für 4 Personen reserviert. Zur Bestätigung bitten wir um eine Anzahlung von 10 € pro Person. Sie wird von der Rechnung abgezogen und erstattet, wenn Sie mehr als 24 Stunden vorher stornieren: https://example.com/pago
Olá, Ana! Guardámos a sua mesa no Casa Olivo para sexta-feira, 20 de novembro, às 21:00, para 4 pessoas. Para a confirmar, pedimos um sinal de 10 € por pessoa, descontado na conta e devolvido se cancelar com mais de 24 horas de antecedência: https://example.com/pago
Bonjour Ana ! Nous avons réservé votre table chez Casa Olivo le vendredi 20 novembre à 21:00 pour 4 personnes. Pour la confirmer, nous demandons un acompte de 10 € par personne, déduit de l'addition et remboursé si vous annulez plus de 24 heures à l'avance : https://example.com/pago
Ciao Ana! Abbiamo tenuto per te un tavolo da Casa Olivo per venerdì 20 novembre alle 21:00, per 4 persone. Per confermarlo chiediamo una caparra di 10 € a persona, scalata dal conto e restituita se annulli con più di 24 ore di anticipo: https://example.com/pago
Hola, Ana. Te recordamos tu reserva en Casa Olivo mañana, viernes, 20 de noviembre, a las 21:00, para 4 personas. Si no puedes venir, avísanos por aquí antes de las 21:00 de hoy y no tiene ningún coste.
Hi Ana, just a reminder of your booking at Casa Olivo tomorrow, Friday 20 November, at 21:00 for 4 people. If you can't make it, please let us know before 21:00 today, at no cost.
Hallo Ana, wir erinnern Sie an Ihre Reservierung bei Casa Olivo morgen, Freitag, 20. November, um 21:00 Uhr für 4 Personen. Falls Sie nicht kommen können, sagen Sie uns bitte bis heute 21:00 Uhr Bescheid. Das ist kostenlos.
Olá, Ana. Lembramos a sua reserva no Casa Olivo amanhã, sexta-feira, 20 de novembro, às 21:00, para 4 pessoas. Se não puder vir, avise-nos por aqui antes das 21:00 de hoje, sem qualquer custo.
Bonjour Ana, nous vous rappelons votre réservation chez Casa Olivo demain, vendredi 20 novembre, à 21:00, pour 4 personnes. Si vous ne pouvez pas venir, prévenez-nous ici avant 21:00 aujourd'hui : c'est sans frais.
Ciao Ana, ti ricordiamo la prenotazione da Casa Olivo domani, venerdì 20 novembre, alle 21:00, per 4 persone. Se non riesci a venire, avvisaci qui entro le 21:00 di oggi: non costa nulla.
Hola, Ana. ¿Nos confirmas que venís mañana a las 21:00 4 personas? Responde SÍ o NO. Si no podéis, no pasa nada: así damos la mesa a otra persona.
Hi Ana, can you confirm you're still coming tomorrow at 21:00, 4 people? Just reply YES or NO. If you can't make it, no problem: we'll give the table to someone else.
Hallo Ana, kommen Sie morgen um 21:00 Uhr mit 4 Personen? Antworten Sie einfach mit JA oder NEIN. Wenn es nicht klappt, kein Problem: Dann geben wir den Tisch weiter.
Olá, Ana. Confirma que vêm amanhã às 21:00, 4 pessoas? Responda SIM ou NÃO. Se não puderem, não há problema: assim damos a mesa a outra pessoa.
Bonjour Ana, pouvez-vous nous confirmer votre venue demain à 21:00, 4 personnes ? Répondez OUI ou NON. Si vous ne pouvez pas venir, aucun souci : nous donnerons la table à quelqu'un d'autre.
Ciao Ana, ci confermi che venite domani alle 21:00, in 4? Rispondi SÌ o NO. Se non potete, nessun problema: così diamo il tavolo a qualcun altro.
¡Hoy nos vemos, Ana! Tu mesa en Casa Olivo es a las 21:00. Te dejamos cómo llegar: https://example.com/mapa
See you today, Ana! Your table at Casa Olivo is at 21:00. Here's how to find us: https://example.com/mapa
Bis heute, Ana! Ihr Tisch bei Casa Olivo ist um 21:00 Uhr reserviert. So finden Sie uns: https://example.com/mapa
Até logo, Ana! A sua mesa no Casa Olivo é às 21:00. Veja como chegar: https://example.com/mapa
À tout à l'heure, Ana ! Votre table chez Casa Olivo est à 21:00. Pour venir : https://example.com/mapa
Ci vediamo oggi, Ana! Il tuo tavolo da Casa Olivo è alle 21:00. Ecco come arrivare: https://example.com/mapa
Gracias por avisar, Ana. Hemos cancelado tu reserva del viernes, 20 de noviembre a las 21:00. ¡Esperamos verte pronto!
Thanks for letting us know, Ana. We've cancelled your booking for Friday 20 November at 21:00. We hope to see you soon!
Danke für Ihre Nachricht, Ana. Wir haben Ihre Reservierung für Freitag, 20. November um 21:00 Uhr storniert. Wir hoffen, Sie bald bei uns zu sehen!
Obrigado por avisar, Ana. Cancelámos a sua reserva de sexta-feira, 20 de novembro, às 21:00. Até breve!
Merci de nous avoir prévenus, Ana. Nous avons annulé votre réservation du vendredi 20 novembre à 21:00. À bientôt, nous l'espérons !
Grazie per averci avvisato, Ana. Abbiamo cancellato la tua prenotazione di venerdì 20 novembre alle 21:00. Speriamo di vederti presto!
¡Hecho, Ana! Hemos cambiado tu reserva en Casa Olivo: ahora es el viernes, 20 de noviembre, a las 21:00, para 4 personas. Cualquier cosa, escríbenos por aquí.
Done, Ana! We've changed your booking at Casa Olivo: it's now on Friday 20 November at 21:00 for 4 people. Anything else, just message us here.
Erledigt, Ana! Wir haben Ihre Reservierung bei Casa Olivo geändert: jetzt am Freitag, 20. November um 21:00 Uhr für 4 Personen. Bei Fragen schreiben Sie uns einfach hier.
Feito, Ana! Alterámos a sua reserva no Casa Olivo: agora é sexta-feira, 20 de novembro, às 21:00, para 4 pessoas. Qualquer coisa, escreva-nos por aqui.
C'est fait, Ana ! Nous avons modifié votre réservation chez Casa Olivo : c'est maintenant le vendredi 20 novembre à 21:00, pour 4 personnes. Pour toute question, écrivez-nous ici.
Fatto, Ana! Abbiamo cambiato la tua prenotazione da Casa Olivo: ora è venerdì 20 novembre alle 21:00, per 4 persone. Per qualsiasi cosa, scrivici qui.
Hola, Marta. Os recordamos la cena de Gestoría Ruiz el viernes, 11 de diciembre, a las 21:30. El número de personas y los platos se cierran el martes, 8 de diciembre: ¿nos confirmas cuántos sois y qué elige cada uno?
Hi Marta, a reminder of the Gestoría Ruiz dinner on Friday 11 December at 21:30. Numbers and dishes close on Tuesday 8 December: could you confirm how many you'll be and what each person is having?
Hallo Marta, wir erinnern an das Abendessen von Gestoría Ruiz am Freitag, 11. Dezember um 21:30 Uhr. Personenzahl und Gerichte legen wir am Dienstag, 8. Dezember fest: Können Sie uns bestätigen, wie viele Sie sind und was jeder nimmt?
Olá, Marta. Lembramos o jantar de Gestoría Ruiz: sexta-feira, 11 de dezembro, às 21:30. O número de pessoas e os pratos ficam fechados até terça-feira, 8 de dezembro: pode confirmar quantos são e o que escolhe cada um?
Bonjour Marta, nous vous rappelons le dîner de Gestoría Ruiz le vendredi 11 décembre à 21:30. Le nombre de personnes et les plats sont à confirmer avant le mardi 8 décembre : pouvez-vous nous dire combien vous serez et ce que chacun choisit ?
Ciao Marta, vi ricordiamo la cena di Gestoría Ruiz venerdì 11 dicembre alle 21:30. Il numero di persone e i piatti si chiudono martedì 8 dicembre: ci confermi quanti siete e cosa sceglie ognuno?
Para los grupos, estas son las condiciones de un menú de grupo.
Mensajes para SMS
Un SMS tiene 160 caracteres. Las letras que no están en el alfabeto de los SMS lo pasan a otro formato de 70, y entonces se cobra como varios. En castellano son la á, la í, la ó y la ú; en portugués, también la ã y la ç. Estos mensajes no las llevan, y cada caja te dice cuántos caracteres y SMS salen con tus datos.
Casa Olivo: reserva confirmada el 20/11 a las 21:00, 4 personas. Para cambiarla o cancelarla, llama al 600 000 000.
Casa Olivo: booking confirmed for 20/11 at 21:00, 4 people. To change or cancel, call 600 000 000.
Casa Olivo: Reservierung bestätigt für 20.11. um 21:00 Uhr, 4 Personen. Ändern oder stornieren: 600 000 000.
Casa Olivo: reserva confirmada para 20/11 às 21:00, 4 pessoas. Para alterar ou cancelar, ligue para o 600 000 000.
Casa Olivo : réservation confirmée le 20/11 à 21:00, 4 personnes. Pour modifier ou annuler, appelez le 600 000 000.
Casa Olivo: prenotazione confermata il 20/11 alle 21:00, 4 persone. Per modificarla o cancellarla chiama il 600 000 000.
Casa Olivo: te esperamos mañana a las 21:00, 4 personas. Si no puedes venir, llama al 600 000 000. Gracias.
Casa Olivo: see you tomorrow at 21:00, 4 people. If you can't come, call 600 000 000. Thanks.
Casa Olivo: wir erwarten Sie morgen um 21:00 Uhr, 4 Personen. Falls Sie nicht kommen, rufen Sie 600 000 000 an. Danke.
Casa Olivo: esperamos por si amanha às 21:00, 4 pessoas. Se nao puder vir, ligue para o 600 000 000. Obrigado.
Casa Olivo : nous vous attendons demain à 21:00, 4 personnes. Si vous ne pouvez pas venir, appelez le 600 000 000. Merci.
Casa Olivo: ti aspettiamo domani alle 21:00, 4 persone. Se non puoi venire, chiama il 600 000 000. Grazie.
Casa Olivo: hoy te esperamos a las 21:00. Como llegar: https://example.com/mapa
Casa Olivo: see you today at 21:00. Directions: https://example.com/mapa
Casa Olivo: bis heute um 21:00 Uhr! Anfahrt: https://example.com/mapa
Casa Olivo: esperamos por si hoje às 21:00. Como chegar: https://example.com/mapa
Casa Olivo : nous vous attendons aujourd'hui à 21:00. Pour venir : https://example.com/mapa
Casa Olivo: ti aspettiamo oggi alle 21:00. Come arrivare: https://example.com/mapa
En el idioma del cliente
Un turista que recibe la confirmación en su idioma la entiende a la primera, y es más fácil que avise si no puede venir. Por eso cada mensaje de arriba tiene su versión en inglés, alemán, portugués, francés e italiano, con la fecha ya escrita como se escribe allí: «Friday 20 November», «Freitag, 20. November».
- Contesta en el idioma en que te escribieron, no en el que tú crees que habla.
- Las horas, en formato de 24 horas: en Europa se entienden en todas partes.
- «Recordatorio de reserva» en inglés se dice booking reminder o reservation reminder; en alemán, Reservierungserinnerung.
Si te llaman en otro idioma, aquí tienes las frases para coger una reserva en inglés por teléfono.
Cómo mandarlos sin hacerlo a mano
- WhatsApp Business, la aplicación gratis: guardas estos mensajes como respuestas rápidas, pero los mandas tú, uno a uno. Aquí tienes cómo crear respuestas rápidas.
- La API oficial de WhatsApp: salen solos, pero los recordatorios y las confirmaciones se pagan desde el primero, unos 0,0166 € cada uno a un móvil español. Está explicado en cuánto cuesta atender WhatsApp con IA.
- Un programa de reservas o un asistente que los mande solo, con la reserva delante y en el idioma del cliente.
Lo que marca la diferencia no es el texto, que ya lo tienes, sino que salga siempre, a su hora, también el día que estás solo en la barra.
Errores que hacen que no funcionen
- Mandar el recordatorio tarde, cuando ya no se puede cancelar sin coste.
- Poner «el 20» sin el día de la semana: la gente confunde el viernes con el sábado.
- No decir cómo cancelar: si cancelar cuesta, no avisan.
- Mensajes largos: en el móvil se lee la primera línea; lo importante, arriba.
- No apuntar las respuestas: si alguien dijo que no viene y nadie lo pasa al libro de reservas, la mesa sigue bloqueada.
Importante. Manda el recordatorio antes de que acabe tu plazo para cancelar sin coste. Si llega después, el cliente ya no puede avisar sin perder la señal, y lo vivirá como una trampa.
Preguntas frecuentes
Uno corto con el nombre del restaurante, el día con su día de la semana, la hora, las personas y cómo cambiarla o cancelarla. Por ejemplo: «Tu reserva en Casa Olivo está confirmada: viernes 20, a las 21:00, para 4 personas. Si necesitas cambiarla, respóndenos por aquí».
El día antes, a tiempo de que pueda cancelar sin coste, y otro corto unas horas antes. Feinia, por ejemplo, lo manda 27 horas antes, para que llegue antes del plazo de 24 horas, y el mismo día unas 3 horas y media antes.
No es obligatorio. Pedir un SÍ o un NO ayuda a saber quién viene, pero si no contesta no conviene cancelarle la mesa sin avisar: mejor llamarle.
Mejor no. Un recordatorio es un mensaje de servicio; si lleva una oferta pasa a ser una comunicación comercial, y la LSSI exige que el cliente haya pedido o autorizado recibirlas.
Booking reminder o reservation reminder. Por ejemplo: «Hi Anna, just a reminder of your booking at Casa Olivo tomorrow at 21:00 for 4 people». Arriba lo tienes también en alemán, portugués, francés e italiano.
¿Y si cada reserva se confirmara y se recordara sola, en el idioma del cliente? Feinia confirma al momento y manda los recordatorios 27 horas antes y el mismo día, sin que tengas que acordarte.