Plantilla de libro de reservas para restaurantes (PDF y Excel, gratis)
Un libro de reservas es donde el restaurante apunta, de cada reserva, la fecha, la hora, el nombre, un teléfono, los comensales, la mesa, las alergias y si el cliente ha confirmado. Aquí tienes cuatro versiones gratis y sin registrarte: un PDF para imprimir con una página por día, otro con dos páginas por día, un Excel que suma solo los comensales y un libro de 2027 con las fechas ya puestas. Úsalas tal cual o adáptalas a tu sala.
Antes de empezar
Una mesa de cuatro que no aparece un viernes son 120 € que no entran.
Con un ticket de 30 € por persona. Y muchas se pueden evitar con un buen libro: una reserva sin teléfono para confirmar, una mesa dada dos veces o un aviso que nadie apuntó. Aquí tienes cómo llevarlo sin errores y, al final, las cuatro plantillas gratis y la forma de que el libro se rellene solo.
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Qué columnas lleva y por qué
Son las justas para no perder ninguna reserva, y ninguna más: apuntar tiene que ser rápido aunque el teléfono siga sonando.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Hora y comensales | Ver de un vistazo cuánta gente entra en cada turno. |
| Nombre y teléfono | Confirmar la víspera y avisar si pasa algo. |
| Mesa | Repartir la sala antes de que llegue nadie. |
| Alergias y notas | Que cocina lo sepa antes de que se siente el cliente. También sirve para la trona, la terraza o un cumpleaños. |
| Confirmada | Saber qué mesas están seguras. |
| ¿Vino? | Apuntar los plantones y ver quién repite. |
Importante. La columna de alergias no es un detalle. Los restaurantes tienen que informar de si sus platos llevan alguno de los 14 alérgenos que marca la ley (Real Decreto 126/2015, artículo 4). Si el cliente lo avisa al reservar, cocina tiene tiempo de preparar su plato con calma.
Así se rellena
- Una línea por reserva, con la alergia al lado: cocina la ve sin buscar.
- El total, arriba. 31 comensales a mediodía, de un vistazo.
- Un aspa en «¿Vino?». La familia Ortega no se presentó: si vuelve a reservar, pídele confirmación o una señal.
Cómo apuntar una reserva por teléfono
Seis preguntas, siempre en el mismo orden. Así no se olvida nada aunque haya ruido en la barra.
- Día y hora. «¿Para qué día y a qué hora?». Mira el libro antes de decir que sí.
- Cuántos sois. Pregunta también si vienen niños y si necesitan trona.
- Nombre y teléfono. Repite el número en voz alta: uno mal apuntado no sirve para confirmar.
- Alergias. «¿Alguien tiene alguna alergia o intolerancia?». Apúntala en la misma línea.
- Peticiones. Terraza, una celebración, si van a llegar tarde.
- Repite la reserva. «Mesa para cuatro el viernes a las 21:30, a nombre de Lucía. Te escribimos la víspera para confirmar».
El guion completo, para imprimirlo y tenerlo junto al teléfono, está en cómo atender el teléfono de un restaurante.
El Excel, paso a paso
- Pega tu logotipo en el recuadro de arriba y escribe el nombre del restaurante.
- Escribe la fecha y el día de la semana sale solo.
- Elige Sí o No en «Confirmada» y «¿Vino?». Los que no vinieron se marcan en rojo.
- Si das la misma mesa a la misma hora, la casilla se pone naranja: así no la das dos veces.
- Para otro día, duplica la hoja. Los comensales de la comida, de la cena y del día se suman solos.
- ¿Usas Google Sheets? Sube el Excel a tu Google Drive y ábrelo con Hojas de cálculo de Google.
El libro de reservas 2027, listo para imprimir
Trae una portada con el calendario del año y una página por día con la fecha ya impresa. No hay que escribir fechas ni contar días.
No hace falta imprimirlo entero. En la ventana de imprimir, elige «Páginas» y escribe el tramo del mes que quieras:
- Enero: 2–32
- Febrero: 33–60
- Marzo: 61–91
- Abril: 92–121
- Mayo: 122–152
- Junio: 153–182
- Julio: 183–213
- Agosto: 214–244
- Septiembre: 245–274
- Octubre: 275–305
- Noviembre: 306–335
- Diciembre: 336–366
Para tenerlo como un libro, imprímelo a doble cara y llévalo a una copistería para que lo encuadernen con espiral. Te queda un libro de reservas como los que se venden en papelerías, pero gratis.
Tres trucos para que no se te escape ninguna
- Confirma la víspera. Un mensaje corto a cada reserva del día siguiente descubre los cambios a tiempo. Con Feinia, ese mensaje sale solo por WhatsApp.
- Una sola persona apunta por turno. Dos personas con el mismo libro acaban dando la misma mesa dos veces.
- Marca quién no vino. Así sabes a quién pedir confirmación o una señal la próxima vez.
Papel, Excel o libro digital: cuál te conviene
| Papel | Excel o Google Sheets | Libro digital | |
|---|---|---|---|
| Cuánto cuesta | Lo que cueste imprimir | Gratis | Gratis o una cuota al mes, según el programa |
| Lo mejor | Es lo más rápido detrás de la barra | Suma solo y lo pueden ver varias personas | Las reservas se apuntan solas y el cliente recibe el aviso |
| Lo peor | No suma ni avisa a nadie | Hay que tener el ordenador o el móvil a mano | Hay que configurarlo al principio |
| Para quién | Pocas reservas y una persona al teléfono | Varias personas apuntan reservas | Muchas reservas por WhatsApp, por la web y por teléfono |
Puedes empezar en papel y pasar a algo digital cuando ya no dé tiempo a coger todas las llamadas. Un libro digital como Feinia apunta solo las reservas que llegan por WhatsApp, por tu web y por teléfono.
Y para que también te reserven por WhatsApp quienes te encuentran en Google, pon WhatsApp en tu ficha de Google Maps. Las demás opciones, con lo que cuesta cada una, están en cómo gestionar las reservas de un restaurante.
Ojo con los datos
El nombre y el teléfono de tus clientes son datos personales. La ley de protección de datos pide guardarlos con cuidado y no más tiempo del necesario (RGPD, artículo 5). En la práctica:
- Guarda el libro donde no lo vea cualquiera.
- Si usas el Excel, que esté en un ordenador o una cuenta solo del restaurante.
- Destruye las hojas antiguas pasados unos meses.
Importante. Las alergias son datos de salud: apúntalas solo para preparar ese servicio.
Descarga las plantillas gratis
Elige la que te venga mejor. Pulsa la lupa para ver cada una antes de descargarla.
Gratis, sin registrarte y sin dejar el email. Pulsa la lupa de cada una para verla.
¿Y si el libro se rellenara solo? Feinia contesta las reservas que te llegan por WhatsApp, por tu web y por teléfono, y las apunta en un calendario como este, pero en el móvil.
Preguntas frecuentes
En papel es más rápido detrás de la barra; el Excel suma solo y se puede compartir con el encargado. Puedes usar los dos: apuntar en papel durante el servicio y pasarlo al Excel al cerrar.
Veinte por servicio, comida y cena, en la de una página por día. Si tienes más movimiento, usa la de dos páginas por día: 35 huecos para la comida y 35 para la cena.
En la ventana de imprimir, elige «Páginas» y escribe el tramo del mes. Enero va de la página 2 a la 32; los demás meses están en esta misma página.
Sí. En el Excel hay un hueco arriba para pegarlo, y sale también al imprimir.
Apúntalos en la columna «¿Vino?» y mira nuestra guía para reducir los no-shows.