Cómo atender las reservas de un restaurante por WhatsApp
Hay tres formas de llevar las reservas de WhatsApp: a mano, con respuestas automáticas o con un asistente de IA conectado al calendario. A mano funciona con poco volumen y se rompe durante el servicio, que es cuando llegan los mensajes. Las respuestas automáticas resuelven horarios y dirección, pero no una reserva. Un asistente solo sirve si consulta la disponibilidad real, escribe la reserva, sabe modificarla y avisa a una persona cuando el caso se le escapa.
Antes de empezar
Si te piden 12 reservas al día por WhatsApp y cada una son 6 mensajes de un minuto, son más de una hora diaria con el móvil en la mano.
Es una cuenta de ejemplo: 12 × 6 × 1 minuto. Y llegan justo en el servicio. Aquí tienes las tres formas de atenderlas, cuánto tiempo te llevan con tus números, mensajes para copiar en seis idiomas y qué tiene que cumplir un asistente para que sirva.
Pon tus datos una vezSe escriben solos en todos los textos de esta guía, listos para copiar. Se guardan solo en tu navegador y rellenan también las demás guías.
Por qué WhatsApp se atasca precisamente en un restaurante
El problema no es el volumen, es cuándo llega. Los mensajes entran a las dos y media y a las nueve y media, que es justo cuando nadie puede mirar el móvil. Cuando acaba el servicio hay doce conversaciones a medias, tres personas que preguntaron por la misma mesa y una que ya ha reservado en otro sitio.
Y hay una segunda trampa: la reserva no termina cuando el cliente escribe. Falta apuntarla, cruzarla con lo que ya hay, confirmarla el día antes y borrarla si cancela. Ese trabajo se hace de memoria o no se hace, y por eso el que contesta antes se queda la mesa: el cliente que pregunta en tres sitios reserva en el primero que responde.
Las tres formas de resolverlo
1. A mano, con un móvil de la casa
Funciona con poco volumen y no cuesta dinero. Se rompe en cuanto hay servicio: el tiempo de respuesta se dispara justo en las horas en que la gente reserva, y el historial vive en un teléfono que se pierde, se rompe o se va con quien lo llevaba. Con WhatsApp Business y respuestas rápidas se aguanta mejor; aquí tienes cómo configurarlo.
2. Respuestas automáticas y menús de botones
Resuelven el horario y la dirección. No resuelven una reserva: en cuanto el cliente escribe «somos 6 pero uno llega tarde, ¿tenéis terraza?», el árbol de botones se acaba y alguien tiene que entrar igualmente.
3. Un asistente con IA conectado al calendario
Es lo que de verdad quita el trabajo, siempre que esté conectado a la disponibilidad real. Un asistente que conversa muy bien pero no sabe si queda mesa solo genera un problema nuevo: reservas que hay que deshacer. Es lo que se llama una recepcionista virtual, y uno de los usos reales de la IA en un restaurante.
| A mano | Respuestas automáticas | Asistente con IA | |
|---|---|---|---|
| Contesta a las 2 de la mañana | No | Solo un texto fijo | Sí |
| Mira si queda mesa | Tú, mirando el libro | No | Sí, si está conectado |
| Apunta la reserva | Tú | No | Sí |
| Recuerda la reserva el día antes | Si te acuerdas | No | Sí |
| Lo que cuesta | Tu tiempo | Poco o nada | Una cuota y los mensajes de Meta |
Cuánto tiempo te lleva hoy
Antes de decidir, haz la cuenta. Una reserva por WhatsApp no es un mensaje: es pedir el día, la hora y las personas, mirar el libro, ofrecer otra hora si no hay, confirmar y, a veces, contestar lo de la terraza.
Al día72 min
Al mes31 h
Al año374 h
Son números de ejemplo: pon los tuyos. Todo se calcula en tu navegador.
Y eso sin contar el coste que no se ve: las reservas que se van porque contestaste tarde.
Mensajes para atenderlas a mano
Si de momento las atiendes tú, estos mensajes te ahorran escribir y hacen que todo el equipo conteste igual. Cada uno con sus versiones y en seis idiomas.
AsíToca lo subrayado y pon tus datos: se cambian en todos los mensajes a la vez. Elige versión e idioma en los desplegables; al copiar sale el texto limpio.
¡Claro! ¿Para qué día y a qué hora, y cuántos seréis?
Of course! What day and time, and how many people?
Gern! Für welchen Tag, um wie viel Uhr und für wie viele Personen?
Claro! Para que dia e a que horas, e quantas pessoas?
Bien sûr ! Pour quel jour, à quelle heure et pour combien de personnes ?
Certo! Per che giorno, a che ora e quanti sarete?
¡Claro! ¿Para qué día y a qué hora, y cuántos seréis? Si alguien tiene alguna alergia o venís con carrito o trona, dínoslo también.
Of course! What day and time, and how many people? If anyone has an allergy or you're coming with a pram or need a high chair, let us know too.
Gern! Für welchen Tag, um wie viel Uhr und für wie viele Personen? Wenn jemand eine Allergie hat oder Sie mit Kinderwagen kommen oder einen Hochstuhl brauchen, sagen Sie es uns bitte.
Claro! Para que dia e a que horas, e quantas pessoas? Se alguém tiver alguma alergia ou vierem com carrinho ou precisarem de cadeira de bebé, diga-nos também.
Bien sûr ! Pour quel jour, à quelle heure et pour combien de personnes ? Si quelqu'un a une allergie ou si vous venez avec une poussette ou avez besoin d'une chaise haute, dites-le-nous.
Certo! Per che giorno, a che ora e quanti sarete? Se qualcuno ha un'allergia o venite con il passeggino o vi serve un seggiolone, diccelo pure.
¡Hecho! Tienes mesa para 4 el sábado, 21 de noviembre, a las 21:30, a nombre de Laura. Si cambia algo, escríbenos por aquí.
Done! You have a table for 4 on Saturday 21 November at 21:30, under the name Laura. If anything changes, just message us here.
Erledigt! Sie haben einen Tisch für 4 am Samstag, 21. November um 21:30 Uhr auf den Namen Laura. Wenn sich etwas ändert, schreiben Sie uns einfach hier.
Feito! Tem mesa para 4 em sábado, 21 de novembro, às 21:30, em nome de Laura. Se alguma coisa mudar, escreva-nos por aqui.
C'est noté ! Vous avez une table pour 4 le samedi 21 novembre à 21:30, au nom de Laura. Si quelque chose change, écrivez-nous ici.
Fatto! Hai un tavolo per 4 sabato 21 novembre alle 21:30, a nome di Laura. Se cambia qualcosa, scrivici qui.
Lo sentimos, a esa hora estamos completos. Ese mismo día tenemos mesa a las 22:30. ¿Te viene bien?
Sorry, we're fully booked at that time. That same day we have a table at 22:30. Would that work for you?
Leider sind wir um diese Uhrzeit ausgebucht. Am selben Tag hätten wir um 22:30 Uhr einen Tisch. Passt Ihnen das?
Lamentamos, a essa hora estamos cheios. No mesmo dia temos mesa às 22:30. Dá-lhe jeito?
Désolés, nous sommes complets à cette heure-là. Le même jour, nous avons une table à 22:30. Cela vous conviendrait ?
Ci dispiace, a quell'ora siamo al completo. Lo stesso giorno abbiamo un tavolo alle 22:30. Ti va bene?
Lo sentimos, ese día estamos completos. Si quieres, te apuntamos en la lista de espera y te avisamos por aquí si se libera una mesa.
Sorry, we're fully booked that day. If you like, we can put you on the waiting list and let you know here if a table frees up.
Leider sind wir an diesem Tag ausgebucht. Wenn Sie möchten, setzen wir Sie auf die Warteliste und melden uns hier, falls ein Tisch frei wird.
Lamentamos, nesse dia estamos cheios. Se quiser, pomos o seu nome na lista de espera e avisamos por aqui se vagar uma mesa.
Désolés, nous sommes complets ce jour-là. Si vous le souhaitez, nous vous inscrivons sur la liste d'attente et vous prévenons ici si une table se libère.
Ci dispiace, quel giorno siamo al completo. Se vuoi, ti mettiamo in lista d'attesa e ti avvisiamo qui se si libera un tavolo.
Sin problema. ¿A qué día y hora quieres pasar la reserva?
No problem. What day and time would you like to move your booking to?
Kein Problem. Auf welchen Tag und welche Uhrzeit möchten Sie Ihre Reservierung verlegen?
Sem problema. Para que dia e hora quer passar a reserva?
Pas de problème. À quel jour et à quelle heure souhaitez-vous déplacer votre réservation ?
Nessun problema. A che giorno e a che ora vuoi spostare la prenotazione?
Cancelada, gracias por avisar. ¡Esperamos verte pronto!
Cancelled, thanks for letting us know. We hope to see you soon!
Storniert, danke für die Nachricht. Wir hoffen, Sie bald zu sehen!
Cancelada, obrigado por avisar. Esperamos vê-lo em breve!
C'est annulé, merci de nous avoir prévenus. À bientôt, nous l'espérons !
Cancellata, grazie per averci avvisato. Speriamo di vederti presto!
Tenemos la información de alérgenos de todos los platos. Dinos a qué alérgeno es y te decimos qué puedes tomar.
We have allergen information for every dish. Tell us which allergen it is and we'll tell you what you can have.
Wir haben Allergeninformationen zu allen Gerichten. Sagen Sie uns, um welches Allergen es geht, und wir sagen Ihnen, was Sie essen können.
Temos a informação de alergénios de todos os pratos. Diga-nos qual é o alergénio e dizemos-lhe o que pode comer.
Nous avons les informations sur les allergènes de tous nos plats. Dites-nous de quel allergène il s'agit et nous vous dirons ce que vous pouvez prendre.
Abbiamo le informazioni sugli allergeni di tutti i piatti. Dicci di quale allergene si tratta e ti diciamo cosa puoi mangiare.
Para preparar bien tu visita: ¿a qué alérgeno es la alergia y cuántas personas la tienen? Lo apuntamos en tu reserva.
So we can prepare properly: which allergen is it and how many people are affected? We'll note it on your booking.
Damit wir uns gut vorbereiten: Um welches Allergen geht es und wie viele Personen sind betroffen? Wir notieren es bei Ihrer Reservierung.
Para prepararmos bem a sua visita: qual é o alergénio e quantas pessoas têm a alergia? Apontamos na sua reserva.
Pour bien préparer votre venue : de quel allergène s'agit-il et combien de personnes sont concernées ? Nous le notons sur votre réservation.
Per preparare bene la tua visita: di quale allergene si tratta e quante persone ne soffrono? Lo segniamo nella prenotazione.
¡Hola! Ahora mismo estamos cerrados. Abrimos todos los días menos los lunes, de 13:00 a 16:00 y de 20:00 a 23:30. Déjanos el día, la hora y cuántos seréis, y te confirmamos la reserva en cuanto abramos.
Hi! We're closed right now. We're open every day except Mondays, from 13:00 to 16:00 and 20:00 to 23:30. Leave us the day, the time and how many you'll be, and we'll confirm your booking as soon as we open.
Hallo! Im Moment haben wir geschlossen. Wir haben täglich außer montags geöffnet, von 13:00 bis 16:00 und von 20:00 bis 23:30 Uhr. Schreiben Sie uns Tag, Uhrzeit und Personenzahl, und wir bestätigen Ihre Reservierung, sobald wir öffnen.
Olá! Neste momento estamos fechados. Abrimos todos os dias exceto à segunda-feira, das 13:00 às 16:00 e das 20:00 às 23:30. Deixe-nos o dia, a hora e quantas pessoas serão, e confirmamos a reserva assim que abrirmos.
Bonjour ! Nous sommes fermés pour le moment. Nous sommes ouverts tous les jours sauf le lundi, de 13:00 à 16:00 et de 20:00 à 23:30. Laissez-nous le jour, l'heure et le nombre de personnes, et nous confirmerons votre réservation dès l'ouverture.
Ciao! In questo momento siamo chiusi. Siamo aperti tutti i giorni tranne il lunedì, dalle 13:00 alle 16:00 e dalle 20:00 alle 23:30. Lasciaci il giorno, l'ora e quanti sarete, e ti confermiamo la prenotazione appena apriamo.
¡Hola! Ahora estamos cerrados. Déjanos día, hora y cuántos seréis y te contestamos al abrir. Hi! We're closed right now. Leave us the day, the time and the number of people and we'll reply when we open.
¡Gracias por el audio! Para no equivocarnos con tu reserva, ¿nos lo confirmas por escrito? El día, la hora y cuántos seréis.
Thanks for the voice message! So we don't get your booking wrong, could you confirm it in writing? The day, the time and how many people.
Danke für die Sprachnachricht! Damit bei Ihrer Reservierung nichts schiefgeht, bestätigen Sie sie uns bitte schriftlich: Tag, Uhrzeit und Personenzahl.
Obrigado pelo áudio! Para não nos enganarmos na sua reserva, pode confirmar por escrito? O dia, a hora e quantas pessoas.
Merci pour le message vocal ! Pour ne pas nous tromper dans votre réservation, pouvez-vous la confirmer par écrit ? Le jour, l'heure et le nombre de personnes.
Grazie per l'audio! Per non sbagliare la tua prenotazione, ce la confermi per iscritto? Il giorno, l'ora e quanti sarete.
Guárdalos como respuestas rápidas: aquí tienes veinticuatro respuestas rápidas para copiar. Para recordar las reservas el día antes, los mensajes de confirmación y recordatorio.
Cómo organizarte para no perder ninguna
- Un responsable por turno: si lo mira «quien pueda», no lo mira nadie.
- Un momento fijo para contestar: antes del servicio, en el café y al cerrar.
- Apunta en el libro en el momento, no al final de la noche: una reserva que vive solo en el chat se olvida.
- Etiquetas: «Reserva pendiente» y «Confirmada», para filtrar al acabar.
- Confirma siempre por escrito, también lo que se habló en un audio.
- El botón de WhatsApp a la vista: para que también te escriban quienes te encuentran en Google, pon el botón de WhatsApp en tu ficha de Google Maps.
Importante. Confirma cada reserva por escrito, con el día, la hora y las personas, también si te la pidieron con un audio: si luego hay dudas, el mensaje escrito es lo que vale.
Qué tiene que cumplir un asistente para que sirva
Si estás mirando opciones, estos son los puntos que separan un juguete de una herramienta. Vale la pena preguntarlos uno a uno:
- Disponibilidad real, no una agenda aparte. Tiene que saber el aforo por zona, los turnos y los días especiales, y decir que no cuando no hay sitio.
- Escribir la reserva, no anunciarla. Que quede registrada sola, sin que nadie la copie después.
- Modificar y cancelar. Es la mitad del trabajo real y casi nadie lo cubre bien.
- Saber cuándo callarse. Ante una queja, un caso raro o un cliente que se enfada, tiene que avisar a una persona y apartarse.
- Entender audios e idiomas: muchos clientes reservan con una nota de voz, y los turistas escriben en el suyo.
- Recordar la reserva y avisar a la lista de espera, que es donde se recuperan las mesas.
- Cumplir con los datos. Los clientes son de la casa y sus datos también. Conviene saber dónde se guardan y qué recibe el modelo de IA.
Lo que dice la ley
- Hay que avisar de que es una IA. El Reglamento Europeo de IA (art. 50) exige, desde el 2 de agosto de 2026, que quien habla con un sistema de IA lo sepa, salvo que sea evidente.
- Los datos de la reserva, solo para la reserva: nombre, teléfono y lo que haga falta, como pide el RGPD.
- Las normas de WhatsApp no permiten usar la plataforma para un asistente de IA de uso general, pero sí uno al servicio del negocio, como uno de reservas, según las condiciones de Meta para WhatsApp Business.
Cómo lo hace Feinia
El restaurante conecta su número de WhatsApp desde el panel, carga sus horarios, zonas y carta, y el asistente empieza a atender. Cada reserva entra en el calendario de Feinia con su zona y sus comensales. Si el cliente escribe a las dos de la mañana, se le contesta a las dos de la mañana. Lo mismo funciona por el chat de la web.
Preguntas frecuentes
Sí. También se puede usar el fijo del local, que se verifica por llamada. Lo que no conviene nunca es usar el móvil personal del dueño.
Sí, y se le dice desde el primer mensaje: el asistente se presenta como el asistente virtual con inteligencia artificial del restaurante, así que nadie cree estar hablando con una persona. No es una cortesía, es una obligación legal: el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial exige desde el 2 de agosto de 2026 que se informe a quien interactúa con un sistema de IA, y Feinia lo cumple de serie. A partir de ahí se le atiende con normalidad y en su idioma, y si alguien del restaurante entra en la conversación desde el panel, contesta la persona.
Se transcribe y se atiende igual. Es una de las formas más comunes de reservar por WhatsApp.
Todas las reservas quedan en el panel y se pueden corregir a mano. El asistente se puede pausar en una conversación concreta, o del todo, en cualquier momento.
No. Meta solo cobra los mensajes que envía el negocio. Recibir es gratis.
¿Y si cada mensaje de reserva se contestara al momento, con tus mesas delante? Feinia lo hace por WhatsApp y por el chat de tu web, y deja cada reserva en tu calendario. La prueba no pide tarjeta.